Bedrijfsvoering

Inleiding

De bedrijfsvoering heeft als reikwijdte de gemeentelijke organisatie. Deze bestaat uit de ambtelijke organisatie en de “bestuurlijke” organisatie. De burger verwacht van de gemeente dat de gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend besteed worden. Ook verwacht men dat de gemeente een betrouwbare partner is waarbij tevens transparantie belangrijk is. Deze verwachtingen zijn tevens uitgangspunt voor de bedrijfsvoering en ondersteunen van de uitvoering van de doelstellingen. Het welslagen van die doelstellingen is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Met ingang van 2023 stelt het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) verplicht dat in de paragraaf bedrijfsvoering een vast onderdeel rechtmatigheid wordt opgenomen. Onderaan deze paragraaf treft u dit onderdeel aan.

Informatievoorziening / ICT

In juni 2020 is het Informatie Beleidsplan (IBP) opgesteld en goedgekeurd voor de periode 2021-2024. In 2023 zijn er projecten uitgevoerd en voortgezet op basis van dit plan. Bovendien stond 2023 in het teken van verdere professionalisering van het team Informatie.
Vanuit het IBP lag de focus in 2023 op projecten ter voorbereiding van de invoering van de Omgevingswet, de Wet Open Overheid (WOO) en de modernisering van de werkplek via het project Plaats en Tijd Onafhankelijk Werken (PTOW).

Voor de invoering van de Omgevingswet is nieuwe software ingericht, getest en aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). In het kader van de Woo is er een aanbesteding gedaan voor software die documenten anonimiseert, in voorbereiding op (actieve) publicatie.

Vanuit de Woo is het vereist om de informatiehuishouding op orde te hebben. Om dit te realiseren en een goed digitaal beschikbaar en doorzoekbaar archief te waarborgen, zijn in 2023 diverse projecten uitgevoerd. De bouwdossiers zijn gedigitaliseerd (afronding begin 2024) en de Milieudossiers zijn herordend. Daarnaast is een pilot uitgevoerd voor het instellen van bewaartermijnen op SharePoint-bestanden zodat kan worden voldaan aan de wettelijke eisen voor vernietiging.

Veel aandacht in 2023 is besteed aan de afronding van het PTOW-project. Dit bestond uit de inrichting van een nieuwe moderne werkplek en de hiervoor benodigde infrastructuur. Deze werkplek moet ook het werken vanuit huis of andere locaties verbeteren. In 2023 is de basis hiervoor gelegd . Tevens is in 2023 het financiële pakket vervangen door een geactualiseerde versie.

Inkoop en aanbestedingen

Aanbestedingen
In 2023 zijn er diverse aanbestedingstrajecten doorlopen, zoals de aanbesteding voor een Energienet waarbij de gemeente Urk gezamenlijk met een private partij een Energienet gaat exploiteren dat warmte en koude levert aan het bedrijventerrein Port of Urk en woningen in de nieuwe Zeeheldenwijk. Ook is de aanbesteding voor de bouw van de nieuwe brandweerkazerne afgerond en is er een aanbesteding gestart op het gebied van Hulp in het huishouden.

Er is op gebied van inkoopsamenwerking gezocht met de gemeenten Dronten en Noordoostpolder (de DUN-gemeenten). We nemen deel aan het Regionaal Inkoop Overleg Flevoland (RIOF), waar naast gezamenlijke aanbestedingen ook thema’s als circulair inkopen, SROI en het verder professionaliseren van de inkoopfunctie worden besproken.

Medewerkers

Personeel
In het jaar 2023 is hard gewerkt om de vacatures binnen de verschillende teams adequaat in te vullen. Daarbij is gebruik gemaakt van de uitingen volgens het arbeidsmarkt-communicatiebeleid. Voor specifieke functies was en is de arbeidsmarkt nog gespannen. Het gevolg daarvan is dat niet alle functies door eigen medewerkers ingevuld konden worden. Voor deze functies heeft in een aantal gevallen externe inhuur plaatsgevonden.

Op 16 november 2023 is de Banenboulevard georganiseerd. Dit was een groot succes. Van de ongeveer 200 bezoekers hebben 168 bezoekers hun gegevens achtergelaten. Zij zijn allemaal geïnformeerd over het vervolgtraject. Een aantal bezoekers van de Banen-boulevard heeft inmiddels een functie binnen de organisatie van de gemeente Urk gekregen.
Vanuit goed werkgeverschap bieden we medewerkers de mogelijkheid om intern door te stromen. Deze mogelijkheid is dit verslagjaar voor verschillende medewerkers gerealiseerd.
Met een drietal medewerkers zijn via een vaststellingsovereenkomst afspraken gemaakt over hun vrijwillig vervroegd uittreden. Daarbij is geanticipeerd op de afspraken over dit onderwerp in de cao Gemeenten.

Urk Academie
De Urk Academie is sinds 2023 operationeel. Dit Leer Management Systeem ondersteunt medewerkers in hun persoonlijke ontwikkeling en ondersteunt de manager daarbij om daarover concrete afspraken te maken tijdens Het Goede Gesprek. Er is een begin gemaakt met het aanbieden van leerpaden voor nieuw indienst-tredende medewerkers. Dit wordt nog verder ontwikkeld. Daarnaast is er een basistraining georganiseerd om bewustwording te creëren voor de toepassing van Artificial Intelligence (AI).

Cao Gemeenten
In 2023 zijn de afspraken uit de nieuwe cao Gemeenten verder uitgewerkt en verwerkt in de regelingen binnen het Personeelshandboek. Daarbij is de in de cao opgenomen loonstijging voor alle medewerkers doorgevoerd.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimcijfer is ongeveer gelijk aan het gemiddelde van het verzuimcijfer van gemeenten van onze omvang. De inzet van de bedrijfsarts, maar ook van de bedrijfsmaatschappelijk werkster, heeft er aan bijgedragen dat medewerkers sneller konden re-integreren. De inzet van het IZA-bedrijfszorgpakket heeft daar ook aan bijgedragen. De managers voeren met de bedrijfsarts en de bedrijfsmaatschappelijk werkster regelmatig overleg over de re-integratie van hun medewerkers.

Integriteitsbeleid
Het integriteitsbeleid is herijkt en geactualiseerd. De verdere borging hiervan krijgt nog een vervolg in 2024.

Arbeidsomstandigheden
De commissie voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu (VGWM-commissie) heeft het protocol ziekteverzuim en het protocol Veilige Publieke Taak ontwikkelt. Dit verslagjaar is gebleken dat vanuit de samenleving vaker ongewenst gedrag wordt getoond tegen onze medewerkers. Deze incidenten worden vastgelegd in het Gemeentelijk Incidentenregister. Er is een aantal keer aangifte gedaan bij de politie. Dit ongewenst gedrag zien we op alle terreinen van onze dienstverlening terug en is niet specifiek gekoppeld aan een bepaalde functie. Onze medewerkers zijn en worden regelmatig bijgeschoold in het omgaan met ongewenst gedrag.
De organisatie van de Bedrijfshulpverlening en het Bedrijfshulpverleningsplan zijn dit verslagjaar herijkt en geoptimaliseerd. Met de Ondernemingsraad zijn afspraken gemaakt over de aanwezigheid van BHV’ers tijdens kantooruren.

Medewerkersonderzoek
Dit verslagjaar is een medewerkersonderzoek uitgevoerd. De resultaten voor de gemeente Urk zijn in vergelijking met de benchmark gemeenten, maar ook met alle organisaties in Nederland, bovengemiddeld positief. De investering die de laatste jaren zijn gedaan op drie aandachtspunten: werkdruk, prestatie feedback en rol(on)duidelijkheid heeft de nodige positieve resultaten laten zien. De gemeente Urk scoort als werkgever bijzonder goed op het gebied van de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en betrokkenheid (sociale steun van collega’s).

Strategische personeelsplanning   
Het managementteam heeft in 2023 op hoofdlijnen afspraken gemaakt over de inrichting van de strategische personeelsplanning. teneinde medewerkers vast te houden en aan te trekken.

Ondernemingsraad
De OR is als gevolg van de omvang van onze gemeente gegroeid van 7 naar 9 leden. De Overlegvergaderingen met de bestuurder vinden in goede harmonie plaats en zijn constructief in het belang van de medewerkers en de organisatie.

Rechtmatigheid

Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeente.  Met deze verantwoording geven wij invulling aan de artikelen 8 tot en met 11 in de financiële verordening, die op 14 mei 2024 is vastgesteld.

In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang:

• het begrotingscriterium
• het voorwaardencriterium
• het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. In de paragraaf bedrijfsvoering geven we hierna een toelichting op de afwijkingen zoals die worden genoemd in de rechtmatigheidsverantwoording. De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door de raad vastgesteld op 20% van de rapporteringstolerantie. Hieronder is een totaaloverzicht opgenomen van de onrechtmatigheden.

De rechtmatigheidsfouten van € 5.320.000 bestaan voor € 4.471.000 uit afwijkingen die passen binnen de afspraken die zijn gemaakt met de raad in de financiële verordening, waarna een netto rechtmatigheidsfout van € 849.000 resteert. De afwijkingen passen daarmee binnen de afspraken die met de raad zijn gemaakt. Hierna worden deze afwijkingen nader toegelicht.

Toelichting:

Begrotingscriterium
Op grond van artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de totale lasten per begrotingsprogramma (en daarmee overeenstemmende balansmutaties) onrechtmatig als deze lasten in strijd zijn met een wettelijke bepaling of met het beleid van de raad. Overschrijding van budgetten binnen wet- en regelgeving en passend bij de uitvoering van het beleid van de raad is niet onrechtmatig.

Overschrijding exploitatiebudgetten
In 2023 is er bij van de begrotingsprogramma's sprake geweest van overschrijdingen aan de lastenkant. De overschrijdingen passen binnen de afspraken die zijn gemaakt met de raad.

Overschrijding investeringsbudgetten
In 2023 zijn er overschrijdingen van de door de raad beschikbaar gestelde investeringsbudgetten. De uitgaven voor deze budgetten waren € 2,4 miljoen hoger dan begroot. Deze overschrijding bestaat voor € 2,3 miljoen uit het krediet voor de Michiel de Ruyterbrug. Hierover is de raad in 2022 reeds geïnformeerd. Daarmee past deze overschrijding binnen de afspraken met de raad. Het restant ad € 121.000 heeft betrekking op overschrijding van het investeringsbudget voor de Urkerweg.

Voor deze overschrijding is niet (tijdig) een (aanvullend) investeringsbudget aangevraagd. Daarom is dit bedrag onrechtmatig.

Binnen de begrotingsprogramma’s zijn op verschillende onderwerpen wel meer lasten geweest dan begroot.

Voorwaardencriterium
Bij dit criterium gaat het om toepassing van de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan financiële (beheers)handelingen. Die eisen en voorwaarden hebben betrekking op doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Overschrijding aanbestedingsregels
Wij hebben vastgesteld dat er onrechtmatigheden zijn voor een bedrag van € 729.000 doordat de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet juist zijn toegepast.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens. Met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te ontvangen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen en/of feitelijke handelingen, ontvangen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de tekst van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Dit wordt getoetst aan wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen en -afspraken. Wij hebben interne procedures om na te gaan dat (belasting-)gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen, enzovoort op de juiste manieren worden ingezet en besteed. Voor verschillende beleidsterreinen hebben wij preventieve en/of repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn met name regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Repressieve maatregelen zijn controle achteraf en sanctionering.
In 2023 is er overkoepelend beleid voor het voorkomen van misbruik- en oneigenlijk gebruik vastgesteld.

In 2023 hebben wij geen gevallen van misbruik of oneigenlijk gebruik vastgesteld.

In de hierna volgende tabel worden de onrechtmatigheden nader uitgewerkt:

Overzicht salarissen, toeslagen en vergoedingen

NB: In de actuele begroting 2023 is voor de loonstijgingen in het kader van de cao een bedrag van € 803.609 aanvullend begroot.

De totale loonkosten zijn lager dan begroot. De lagere salariskosten compenseren de hogere inhuurkosten.

De lagere salariskosten worden veroorzaakt door het hebben van vacatures die moeilijk vervulbaar zijn. Om de werkzaamheden toch uit te kunnen voeren vindt inhuur plaats. Ook vindt soms inhuur plaats om het werk van zieke medewerkers op te kunnen vangen.

Het overschot op de salariskosten maakt de overschrijding op inhuurkosten goed.